Tuntuuko sinusta myös joskus siltä, että hukkuisit paperipinoihin, joihin sinulla ei ole mahdollisuutta? Et ole yksin! Olemme tiimissämme tietoisia siitä, kuinka vaikeaa on tietää kaikkea, mitä postilaatikkomme läpi kulkee, ja vielä enemmän kaikessa kaaoksessa löytää tarvitsemamme asiakirja. Siksi me Googlella olemme laatineet sinulle muutamia yksinkertaisia vinkkejä siitä, miten voit järjestää kirjeenvaihtosi ja tietää tarkalleen, mistä se löytää tulevaisuudessa. Lue kanssamme, kuinka se tehdään.
Kuinka parhaiten järjestää kirjeet, kuitit ja muut paperityöt
Päästä eroon lopullisesti paperikasoista, joita et voi käsitellä.
Luo etuovelle, keittiöön tai muuhun strategiseen paikkaan erityinen kori, joka on tarkoitettu vain juuri saapuneelle postille, josta haluat päästä eroon
Mitkä aiheet kiinnostavat sinua enemmän?
Mitä tarvitset kirjeenvaihdon järjestämiseen
Voit käyttää erilaisia toimistotarvikkeita kirjeiden, kuittien ja muiden paperitöiden järjestämiseen – voit itse päättää, mikä on kätevämpää ja selkeämpää. Kokeile esimerkiksi:
- Suuret toimistokansiot, joissa lokerot on merkitty eri väreillä.
- Korkiset ilmoitustaulut, joihin voit kiinnittää kirjeenvaihdon pinnoilla.
- Suuri laatikko vain kirjeenvaihtoa varten, jonka haluat arkistoida loputtomiin. Voit jättää sen ullakolle tai autotalliin suurimman osan ajasta.
- Erityinen helposti saavutettava paikka uusille lajittelua vaativille kirjeille (pöytä aulassa tai työhuoneessa, hylly keittiössä jne.)
Kuinka lajitella postia
Millaisen menettelyn valitsetkin, muista, että tärkeintä on, että valitsemasi järjestelmä sopii sinulle ja auttaa sinua välttämään paperin roiskumista kotonasi tulevaisuudessa. Voit estää liiallisen kirjeenvaihdon seuraavasti:
- Kerää kaikki talosta löytyvät paperit ja ala lajitella niitä.
- Tyhjennä keittiön tai toimiston pöytä ja avaa kaikki lajiteltavat paperityöt.
- Jaa jokainen kirje, kuitti ja muun tyyppinen paperi luokkiin, kuten: tavaroiden kuitit ja takuut, kodinkoneiden käsikirjat, lääkkeiden reseptit ja muut lääketieteelliset asiakirjat, vesi- ja sähkölaskut, perheen ja ystävien kirjeet, tiliotteet, vakuutusasiakirjat, tärkeät asiakirjat, kuten syntymätodistukset ja passit, ja niin edelleen...
- Kierrätä kaikki asiakirjat, jotka valitset hävitettäväksi.
- Jaa asiakirjat, jotka päätät säilyttää, niihin, jotka joudut käsittelemään pian, joita voit lykätä myöhemmäksi ja jotka haluat arkistoida loputtomiin.
- Luo erityinen paikka jokaiselle kolmelle kategorialle. Säilytä mahdollisimman pian käsiteltävänä oleva kirjeenvaihto selvästi näkyvällä paikalla - esimerkiksi jossain keittiössä. Sitä vastoin voit jättää arkistoidut paperit loputtomiin ullakolle tai autotalliin olevaan laatikkoon.
- Yritä näyttää tai ripustaa kirjeitä, syntymäpäiväkortteja ja muuta sinulle tärkeää kirjeenvaihtoa talossa. Voit myös käyttää mukavaa lahjarasiaa niiden säilyttämiseen.
- Älä unohda merkitä kaikkia luokkia, jotta tiedät mitä on ja mihin se kuuluu tulevaisuudessa.
- Luo etuovelle, keittiöön tai muuhun strategiseen paikkaan erityinen kori, joka on tarkoitettu vain juuri saapuneelle postille, josta haluat päästä eroon.
Kuinka järjestää kirjeenvaihto tulevaisuudessa
Kun pinotut postit on käsitelty, on jatkossa paljon helpompaa varmistaa, ettei kirjeenvaihtoa kerry enää liikaa. Voit estää tämän kokeilemalla jotakin seuraavista temppuista:
- Jos saat enemmän postia taloudessasi, jaa se aina yksittäisten perheenjäsenten kesken heti postin saapuessa ja määritä kirjeille erityinen paikka kaikille.
- Yritä luokitella kirjeenvaihto heti sen saapuessa. Tallennat työsi myöhemmin.
- Käytä puhelimessasi olevaa kalenteria tai muistutusta suunnitellaksesi, milloin istut alas paperityötä varten, joka vaatii enemmän huomiota.
- Harkitse siirtymistä sähköiseen kirjeenvaihtoon mahdollisimman pitkälle. Tämä säästää aikaa ja ympäristöä.
Jos olet tällä hetkellä organisatorisella tuulella, lue myös 6 vinkkiä kaapelien järjestämiseen ja piilottamiseen kotona!
Katso myös
