Lajittele asiakirjat ja puhdista tietokoneesi

Kasautuvatko laskut alalaatikkoosi, etkö enää löydä ajoneuvovakuutustietojasi tai etsit epätoivoisesti palkkakuittiasi? Sitten on korkea aika laittaa asiakirjat kuntoon. Täältä löydät ohjeet paperien lajitteluun ja tietokoneesi siivoamiseen, jotta löydät tärkeät asiakirjat tulevaisuudessa nopeammin.

Järjestä asiakirjat

Selviytyäksesi kaaoksesta sinun on ensin päätettävä järjestelmä, jolla voit järjestää tiedostosi. Sinun tulee suunnitella tämä siten, että se on sinulle järkevää. Tärkeimpien asiakirjojen tulee olla aina käden ulottuvilla – tärkeimmät tiedot tulee siksi sijoittaa jokaisen kansion tai hakemiston yläosaan, josta löydät ne helposti uudelleen. Seuraavat vinkit auttavat sinua luomaan mielekkään järjestelmän.

• Luo luokkia ja järjestä sisältöä kronologisesti: Luo kansioita tai tiedostoja eri aihealueille, joissa voit järjestää asiakirjat kronologisesti. Käytä esimerkiksi työkansiota palkkalaskelmille ja työsopimuksille, vakuutuskansiota auto, koti- ja henkivakuutuksille sekä pankkikansiota tiliotteille ja tilitiedoille. Pankkikansioon laitat vanhimman tiliotteen taakse, uusimman eteen ja niin edelleen.
• Pidä tärkeät yhteystiedot yhdessä: Jotta seuraavan kerran kun teet veroilmoituksen, sinun ei tarvitse käydä läpi koko kansiota löytääksesi kirjanpitäjäsi puhelinnumeron, sinun tulee luoda lisäkansio, jossa on kaikki tärkeät yhteystiedot ja yhteyshenkilöidesi nimet.
• Luo lokeroja uusille asiakirjoille: Käytä lokeroja saapuvan kirjeenvaihdon lajitteluun, jotta voit käsitellä sen myöhemmin nopeammin. Siksi voi olla järkevää luoda arkisto saapuville laskuille ja arkisto kaikille muille kirjeille ja asiakirjoille. Tämä säästää aikaa asiakirjoja lajiteltaessa ja arkistoitaessa.
• Lajittele paperit säännöllisesti: mitä useammin järjestät ja arkistoit uudet asiakirjat, sitä vähemmän vaivaa se vaatii. Se myös estää sinua maksamasta laskuja myöhässä ja myöhästymästä määräaikoja. Käy esimerkiksi tiedostosi läpi kerran viikossa ja arkistoi ne sitten.

Puhdista tietokone

Digitaalisia tietoja on myös lajiteltava aika ajoin. Tämä ei ainoastaan auta sinua löytämään reittisi omassa tietokoneessasi paremmin, se myös nopeuttaa tietokoneesi toimintaa ja luo lisää tallennustilaa. Toimi seuraavasti, kun haluat puhdistaa tietokoneesi:

1. Poista ensin kaikki ohjelmat, joita et enää käytä, jotka ovat vanhentuneet tai jotka omistat useamman kuin yhden. Kysy itseltäsi, tarvitsetko todella kolmea eri selainta ja haluatko pelata vanhoja pelejä uudelleen.
2. Tämän jälkeen sinun tulee poistaa väliaikaiset tiedostot, jotka poistetut ohjelmat jättävät taakseen. Uudemmissa käyttöjärjestelmissä on usein levynpuhdistus, joka suorittaa tämän vaiheen automaattisesti.
3. Poista sitten kaikki vanhat tiedostot, joita et enää tarvitse.
4. Aina kun puhdistat kiintolevyn, on järkevää eheyttää se jälkeenpäin. Tämä täyttää poistettujen ohjelmien jättämät aukot, kun jäljellä olevat tiedot tulevat lähemmäksi toisiaan. Uudemmilla kiintolevyillä, ns. Solid State Disks (SSD) -levyillä, tämä ei ole enää tarpeen. Tässä käyttöjärjestelmä ilmoittaa automaattisesti kiintolevylle, missä on tilaa uudelle tiedolle, mikä voi lisätä kirjoitusnopeutta.

Riippumatta siitä, onko kyseessä tietokone vai työpöytä – helpota elämääsi lajittelemalla asiakirjasi ja luomalla tulevaisuudenkestävä arkistointijärjestelmä. Tämä nopeuttaa epämiellyttäviä tehtäviä, kuten laskujen maksamista ja vakuutuksen uusimista.