Kasa papereita kotona, vuori asiakirjoja töissä - jokainen meistä tietää tämän ylivoimaisen kuvan sekä kirjaimellisesti että kuvaannollisesti. Lisäksi se ei ole ollenkaan pahin näky. Pahinta on, että et löydä tarvitsemaasi asiakirjaa kovinkaan paljon. Ja tästä se on vain askeleen päässä stressistä ja tarpeettomista hermoista. Siksi Google-tiimi on valmistellut sinulle käytännön vinkkejä, joiden ansiosta saat asiakirjoihin lopullisesti järjestystä, vältyt stressiltä ja tuot elämääsi lisää järjestystä. Tässä on lyhyt opas asiakirjojen lajitteluun.
Käytännön vinkkejä asiakirjojen järjestämiseen kotona ja töissä.
Päästä eroon asiakirjojen sotkusta lopullisesti.
Kun siivoat asiakirjojasi, mieti, voitko alkaa vastaanottaa niitä sähköisessä muodossa, esim. tiliotteita. Näin vähennät paperinhukkaa ja mahdollisesti säästät myös pankkikuluissa.
Miten peset astiat?
Asiakirjojen erottelu – hyödyllisiä lisävarusteita
Ei riitä, että paperit lajitellaan kunnolla. Sinun on sitten järjestettävä ja varastoitava ne, jotta löydät aina helposti etsimäsi kirjeen tai laskun. Siksi, ennen kuin aloitat puhdistamisen, valmistele kaikki tarvittavat tarvikkeet:
- kansiot tai kansiot,
- pahvilaatikoita, esim. kenkiä varten
- klipsit ja paperiliittimet,
- itseliimautuvat tarrat/etiketit,
- huopakynät ja kynä,
- T-paidat asiakirjoille (paljon!),
- nitoja, rei'itin,
- keltaiset muistilaput,
- sideaineet.
Asiakirjojen erottelu - jako luokkiin
Kun sinulla on kaikki tarvittavat lisävarusteet valmiina, mieti, mihin luokkiin jaat asiakirjasi. Jotta et menetä mitään, kirjoita luettelo niistä paperille. Alta löydät ehdotuksemme suosituimmista luokista. Joillekin kannattaa tehdä jako jokaista perheenjäsentä koskeviin asiakirjoihin.
Tässä on ehdotuksemme luokittelua varten:
- Kiinteistöt: vakuutussopimukset, laskut, notaarit, sopimukset energian, kaasun, Internet-toimittajien kanssa, taloyhtiön ilmoitukset jne.
- Rahoitus: sopimukset ja kirjeenvaihto pankkien kanssa, lainasopimukset, tiliotteet, Kansaneläkelaitoksen asiakirjat, veroviraston asiakirjat jne.
- Auto: vakuutussopimukset, korjauslaskut, autoasiakirjat jne.
- Yritysasiakirjat (jos harjoitat yritystä): laskut, sopimukset jne.
- Ostot: laskut, takuut jne.
- Terveys: rokotustiedot, testitulokset, lähetteet jne.
- Työ: työtodistukset, työsopimukset, todistukset, tutkintotodistukset, mielipiteet.
- Koulutus: tutkintotodistukset, todistukset.
- Henkilöasiakirjat: syntymätodistukset, vihkitodistukset, kuolintodistukset, oikeuden asiakirjat, valtakirjat jne.
Aloita asiakirjojen arkistointi kotona ja toimistossa
Kirjoita jokaisen kategorian nimi erilliselle arkille. Aseta allekirjoitetut sivut työpöydällesi tai lattialle - jonne arkistoit asiakirjat. Valmis? Aika aloittaa lajittelu. Myös tarpeettomien papereiden poisheittopaikka kannattaa valmistaa, sillä selailemalla löydät varmasti mm. Jos siivoat toimiston, laita turhat paperit silppuriin, jos kotona - muista repiä ne.
Järjestä asiakirjat
Lue myös: Kuinka puhdistaa tietokoneesi sisältä
Kun kaikki asiakirjat on lajiteltu luokkien mukaan, laita ne kansioihin tai kansioihin. Suosittelemme järjestämään asiakirjat vanhimmasta uusimpaan. Tämän ansiosta on helpompi löytää ajantasaisimmat ja pidät järjestyksessä kansiot - seuraavalla kerralla voit lisätä asiakirjoja etupuolelle.
Tee yksityiskohtainen kuvaus
Lopuksi kuvaile kansiot ja kansiot - kiinnitä niihin tarroja/tarroja tai tarralapuja ja allekirjoita ne. Jäljelle jää vain laittaa hyllyyn. Huh huh. Valmis!
Järjestä asiakirjat lennossa
Kerää ne yhteen säiliöön tai laatikkoon, jotta et tuhlaa aikaa jokaisen uuden asiakirjan tai ilmoituksen laittamiseen kansioon. Koska laatikon pitäisi mahtua A4-arkkeihin, kenkälaatikko on täydellinen tähän rooliin. Kerran viikossa (työasiakirjat) tai kerran kuukaudessa (kotona olevat asiakirjat) laita ne sopivaan kansioon tai kansioon neljäsosa tuntia. Tämän ansiosta voit helposti pitää järjestyksen toimistossa ja kotona, pääset eroon stressistä ja sotkusta!
